Servilletas para eventos corporativos: formatos, cantidades y plazos
En un evento de empresa todo lleva marca: la lona, la acreditación, la presentación, el photocall. Y luego llega el catering y aparecen servilletas blancas de proveedor genérico en cada mano de la sala. Es el punto de contacto más repetido de toda la jornada y suele ser el único sin diseñar.
Las servilletas para eventos corporativos resuelven eso por muy poco dinero. Tu logo aparece en el cóctel de bienvenida, en la comida, en la pausa de café y en la copa final, sin que nadie tenga que mirar una pantalla.
En esta guía tienes lo que necesitas para encargarlas bien: qué formato encaja con cada tipo de evento, cómo calcular la cantidad por asistente, qué sistema de impresión pedir según tu logo, cuánto cuesta y con cuánta antelación hay que lanzarlo.
Por qué la servilleta funciona como soporte de marca
No es un detalle decorativo, es un soporte publicitario con tres ventajas poco habituales:
- Contacto físico y prolongado. El asistente sostiene la servilleta durante minutos, no la ve de pasada como un cartel.
- Repetición sin saturación. Cada consumición trae una servilleta nueva. Cuatro o cinco impactos por persona en un cóctel, sin que resulte invasivo.
- Coste por impacto muy bajo. Entre 0,36 € y 0,16 € por unidad según la tirada, cada impacto de marca sale por céntimos.
- Se fotografía. Una mesa cuidada con material personalizado acaba en las fotos de los asistentes y en redes sociales.
Qué formato usar en cada tipo de evento corporativo
El tamaño se elige por el tipo de servicio, no por el presupuesto. Esta es la correspondencia habitual:
| Tipo de evento | Formato recomendado | Por qué |
|---|---|---|
| Cóctel de bienvenida, networking | 20×20 cm | Compacto, se sostiene con la copa, máximo impacto del logo |
| Coffee break y pausas | 24×24 cm | Absorbe algo más, ideal con bollería y aperitivos |
| Comida de trabajo, almuerzo | 30×30 cm | Intermedio, también sirve de bajo plato en tapas |
| Cena de gala o entrega de premios | 33×33 o 40×40 cm | Formato de mesa, permite diseños elaborados |
| Apertura, inauguración o after work | 20×20 cm | Alto volumen de consumiciones y coste unitario bajo |
Un apunte técnico que evita sorpresas: el nombre indica la medida desplegada. Una 20×20 cerrada mide 10×10 cm, que es el tamaño que verá el asistente en la mano. Si tu logo es horizontal y alargado, tenlo en cuenta al diseñar. En la guía de tamaños de servilletas puedes ver cada formato comparado con cubiertos.
Cuántas servilletas calcular por asistente
Esta es la parte donde más se falla, casi siempre por defecto. El consumo medio por persona de cada formato es:
| Formato | Consumo por persona |
|---|---|
| 20×20 cm (cóctel) | 4 – 5 servilletas |
| 24×24 cm (cóctel grande) | 3 – 4 servilletas |
| 30×30 cm (almuerzo) | 1 – 3 servilletas |
| 33×33 cm (comida completa) | 1 – 2 servilletas |
| 40×40 cm (cena de carta) | 1 servilleta |
Aplicado a un evento de 150 asistentes con cóctel de bienvenida y comida sentada:
- Cóctel: 150 × 4,5 = 675 servilletas de 20×20 cm
- Comida: 150 × 1,5 = 225 servilletas de 33×33 cm
Redondea siempre hacia arriba y añade un 15-20% de margen. Los eventos crecen en la última semana, siempre hay acompañantes de última hora y sobra material que puedes reutilizar en la siguiente convocatoria. En el ejemplo: 800 unidades de cóctel y 300 de mesa.
Qué sistema de impresión pedir según tu logo
Hay tres sistemas y la decisión depende de cómo sea tu identidad corporativa:
- Deluxe a 1 tinta. Un único color sólido. Es el sistema más eficiente para logotipos planos, tipografías y símbolos. La opción por defecto de la mayoría de marcas.
- Deluxe a 2 tintas. Dos colores sólidos, para logos bitono o combinaciones de marca. El precio se calcula como Deluxe 1 tinta × 1,8.
- Todo Color (CMYK). Reproduce fotografías, degradados y diseños complejos. Es la opción para creatividades de campaña o imágenes. La impresión Todo Color se realiza siempre sobre servilleta blanca.
Si tu manual de marca trabaja con Pantone, el sistema Deluxe es spot color, así que el color corporativo sale fiel. Si tu diseño lleva degradado o foto, necesitas Todo Color sí o sí.
¿Dudas entre acabados? Pedimos que nadie decida a ciegas: te enviamos una muestra física gratis con 5 servilletas y 3 acabados distintos en 48-72 horas. Solo pagas el envío.
Plazos: cuándo hay que lanzar el pedido
La producción y el envío son 7 días naturales desde que apruebas el mockup. Pero el mockup no es instantáneo: hay una propuesta de diseño y hasta dos rondas de revisiones incluidas, y en una empresa esas revisiones pasan por marketing, por dirección o por la agencia.
Nuestra recomendación para eventos corporativos es lanzar el pedido con 3 o 4 semanas de antelación. Además de eliminar el riesgo, esperar tiene premio directo:
| Plazo de entrega | Descuento sobre el producto personalizado |
|---|---|
| 7 días (estándar) | Sin descuento |
| 2 semanas | 5% |
| 3 semanas | 10% |
| 4 semanas | 15% |
Los descuentos no se aplican a clichés ni a gastos de envío. Si tu evento tiene fecha cerrada desde hace meses —y los corporativos casi siempre la tienen— ese 15% es dinero que estás dejando sobre la mesa por pedir tarde.
Para urgencias reales, consúltanos antes de descartar: producimos exprés según carga de fábrica.
Cuánto cuesta: presupuesto de un evento tipo
Precios orientativos para 33×33 cm en papel de 2 capas, IVA no incluido:
| Cantidad | Deluxe 1 Tinta | Todo Color |
|---|---|---|
| 500 unidades | 0,30 €/ud | 0,36 €/ud |
| 1.000 unidades | 0,23 €/ud | 0,24 €/ud |
| 3.000 unidades | 0,21 €/ud | 0,19 €/ud |
| 10.000 unidades | 0,20 €/ud | 0,16 €/ud |
Al importe del producto hay que sumar dos conceptos: el cliché de impresión, 42,69 € de pago único, que queda guardado para futuros pedidos del mismo diseño, y el envío, 15 € por caja en Península. El diseño gráfico va incluido sin coste adicional.
Volviendo al evento de 150 asistentes: 800 unidades de cóctel y 300 de mesa a una tinta se mueven en el entorno de los 300 €, más clichés y envío. Ten en cuenta que son dos tiradas independientes, así que cada una se presupuesta con su propio precio unitario. Aun así, es menos de lo que cuesta una sola lona del photocall, y llega a las manos de todos los asistentes.
Todos los pedidos se facturan con IVA desglosado a nombre de tu empresa, algo que importa cuando el gasto tiene que pasar por administración.
Cuatro errores que se repiten en eventos de empresa
- Pedir la cantidad justa de asistentes. Un asistente no gasta una servilleta, gasta entre una y cinco según el formato.
- Enviar el logo en baja resolución. Necesitamos JPG, PNG o PDF en alta. Un logo sacado de la web no imprime bien.
- Lanzar el pedido la semana del evento. Técnicamente entra en siete días, pero pierdes el margen de revisión y el descuento por plazo.
- Usar un único formato para toda la jornada. El cóctel y la cena piden tamaños distintos, y son dos tiradas independientes.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el pedido mínimo para un evento de empresa? Desde 20 unidades. Puedes encargar una tirada corta de prueba antes del pedido definitivo si quieres validar el color impreso.
¿Cuánto tardáis en entregar? Siete días naturales desde la aprobación del mockup, producción y envío incluidos. Recomendamos lanzar con 3-4 semanas de margen.
¿Podemos poner varias marcas o patrocinadores en la misma servilleta? Sí, siempre que quepan con legibilidad. Si son muchos logos, conviene ir a un formato de 33×33 o repartir en dos diseños distintos.
¿Se puede imprimir un diseño a todo color con fotografía? Sí. La impresión Todo Color es CMYK con calidad fotográfica y se realiza siempre sobre servilleta blanca.
¿Nos hacéis el diseño si no tenemos nada preparado? Sí. El diseño gráfico está incluido: primer mockup digital y hasta dos rondas de revisiones sin coste. Solo pagas si te convence el resultado.
¿Emitís factura a nombre de la empresa? Sí, todos los pedidos llevan factura con IVA desglosado al CIF de tu empresa.
¿Podemos repetir el mismo diseño en el siguiente evento? Sí. Guardamos el diseño aprobado y el cliché ya está pagado, así que el pedido de repetición es inmediato y más barato.
Empieza por el presupuesto exacto
Cuéntanos el tipo de evento, el número de asistentes previsto y la fecha, y te devolvemos en menos de dos horas laborables el cálculo completo: formatos recomendados, cantidades con margen incluido, precio unitario y plazo real.
Escríbenos por WhatsApp al 650 50 43 39 o llámanos al 96 359 93 60 (lunes a viernes de 7:00 a 15:00 h). Si quieres verlo por tu cuenta antes, tienes el detalle del servicio en servilletas con logo, el catálogo completo en servilletas personalizadas y las tablas de cantidades por invitado en la página de servilletas para eventos y celebraciones.